Vergadering fusiecommissie 22 juni 2022
Notulen fusievergadering maandag 22 juni 2022.
Aanwezig: Bauke, Arjen, Anno, Tobi, Piet Sipma, Piet Nieuwhof, Jan, Pieter, Durk, Jehannes
Afwezig met kennisgeving: Miranda.
1. Naam en tenue
Prima seizoensafsluiting. Goed bezocht, veel aandacht voor naam en tenue.
Commissie werkt aan de heldere stemprocedure. Jeugdleden ook laten stemmen; onder begeleiding van ouders. Volmacht stemmen/mail stemmen? Stemmen met stemhokje en kieslijsten.
Stemmen op zaterdag 10 september; stemmen tot 17:00; om 18:00 uitslag? Evenementje van maken.
Er is dan een bekerronde; programma wordt pas laat bekend. Als we pech hebben moet het eerste om 17:00 nog een uitwedstrijd spelen…..
Verder activiteiten mbt de verbinding tussen de leden.
Let wel; keuze tenue is ook bepalend voor de kleuren waarmee de accommodatie gepersonaliseerd wordt!
2. Communicatie
Vanwege een nieuwe baan geeft Pieter zijn positie terug. Gefeliciteerd, en jammer…. Mogelijke kandidaten?
Strategisch is gedocumenteerd, uitvoerende communicatie nodig. Online software en systemen? Data-transfer vanuit Sportlink.
3. Technische zaken
Concept aangepast nav de opmerkingen vorige keer.
Nu eerste klasser: stelt andere eisen aan de trainer (hoger salaris). Najaar 2022 trainer seizoen 23/24 benoemen.
4. Juridisch
Zodra de nieuwe vereniging ingeschreven wordt is het nieuwe bestuur automatisch verantwoordelijk, en niet meer de zittende besturen.
Nader begrip van juridisch verantwoord werken levert op dat het verstandig is dat dit dan in juni 2023 geïnstalleerd wordt. Shirts bestellen en technische staf aanstellen moet dan dus door het zittende bestuur uitgevoerd worden; dit i.o. van de nieuwe vereniging.
Fusie moet aangekondigd worden, daarna binnen 6 maanden ingeschreven. Dus aankondiging in januari 23. Alv en andere activiteiten hier verstandig op aanpassen.
Gedachte:
• finaal concept fusie 1/9 – input besturen
• goedgekeurd concept 1/10
• finaal concept naar de leden 16/10; met presentatie
• intentie ALV’s eind november
• formeel besluit ALV(s) eind feb/begin maart. 2 maal ALV ivbm quorum.
Piet stelt een hernieuwd schema op.
Dus verzoek aan de besturen om in de zomer stukken te beoordelen kan vervallen.
Tot 30 april ‘23 kunnen verenigingen verzoek tot gezamenlijke inschrijving indienen, in juni finale competitie opgave.
5. Financieel
Overzicht contributies opgesteld; blijken toch geen grote verschillen te zijn. Dus harmonisatie is minder pijnlijk dan verwacht. ALV november 22 agendapunt.
Jan werkt aan cashflow-overzicht, exploitatierekening, investeringsruimte, reservering mbt nieuwe accommodatie.
F’58 stelt de jaarrekening zelf op, VVS laat dit door een bedrijf doen.
6. Sponsoring
Lekker in actie. Mooie stappen gemaakt.
Subsponsoren worden persoonlijk benaderd, kleinere sponsoren worden per brief geïnformeerd.
Tarieven bij F’58 hoger dan bij VVS.
Commissie stelt het overzicht van de pakketten op.
Let wel: het displayen van de grote doeken vraagt een sterke constructie: investering!
7. Vrijwilligers
Verzoek aan de commissies om een beeld te schetsen van de voor hun stuk benodigde vrijwilligers. 18 juli zwaartepunt vergadering.
8. Wedstrijdzaken
Document doorgenomen. Wedstrijdzaken Is een uitvoerend orgaan waarin veel uren gemaakt worden, dus een aantal wedstrijdsecretarissen is noodzakelijk. Waar en hoe afstemming tussen de wedstrijdsecretarissen regelen?
Let wel: de consul is een KNVB-functionaris.
9. Facilitair
College en wethouder zijn geïnstalleerd. Duidelijk verhuisstatement opgenomen in het college-akkoord! We kunnen een afspraak gaan plannen. Jehannes regelt met Vz-ers.
Onderhoud van de velden moet zo goed mogelijk. Zelf doen heeft hierin zijn voordelen.
10. Bestuur
Voorzitter is boegbeeld. Graag iemand die voldoende uren op het sportpark kan doorbrengen.
Jonger iemand van 40-50? Heeft die voldoende tijd beschikbaar?
Jonge pensionado zou tijd kunnen hebben! Kijken wat er op ons afkomt.
Kandidaat van categorie jonge pensionado heeft zich aangediend.
Tot de verantwoordelijkheden van de penningmeester zou de activiteitencommissie kunnen behoren; activiteiten ter kennismaking en activiteiten ter verkrijgen van financiën. Bemanning regelen vs zelf een actie opzetten.
Bij de penningmeester ook kantinecommissie en projectencommissie plaatsen.
Voetbalzaken behelst dan:
• Scheidsrechterscommissie
• Wedstrijdsecretarissen
• Technische commissie
11. Data vergaderingen najaar; Jehannes doet een voorstel.