Vergadering fusiecommissie 14 februari 2022
Aanwezig: Afwezig:
Jan Alserda Miranda de Boer – Postma
Arjen de Jong Anno Cazemier
Piet Nieuwhof Ale Procee
Durk Kuipers
Bauke de Haan
Pieter Atsma
Tobi Nijboer
Jehannes Bottema
Algemeen
- In het totale proces is het verstandig dat we voor de zomer het complete fusie plan in concept beschikbaar hebben; dit ter discussie, en na de zomer de leden voorleggen.
Planning:
- Centrale informatie avond met de leden – begin september ‘22
- Leden gespreksavond – 2 a 3 weken later
- Input gesprekavond verwerken in finaal document
- Finaal document voorstellen aan de leden- oktober ‘22
- ALV van beide verenigingen: 25/11/2022.
- Gesprek geweest met de Vz van de verenigingen; bijgesproken. Gevraagd om te inventariseren welke bestuursleden door zouden willen. Voor continuïteit is het erg fijn als een aantal door wil. Beide Vz geven aan momenteel deze positie in de fusie-vereniging niet te ambiëren, denken hier nog over na.
- Gesprek met vertegenwoordiger van KV It Fean. Zien op dit moment geen meerwaarde in optrekken met de VV’s, omdat ze menen bijna bij de eindstreep te zijn voor hun eigen accommodatie. Zien dus geen waarde in verder gesprek. Staan wel open voor verdere vorm van samenwerking.
- Vergadering van maandag 18 april (paasmaandag) verplaatst naar maandag 11 april – VVS
- Volgende vergadering 21 maart Fean’58.
- Jehannes gaat de Vz van de Feanstars: Gerard Atsma bijpraten.
Juridische commissie
Het door de KvK gevraagde fusievoorstel is een juridisch document waarin de nodige formaliteiten beantwoord moeten worden. Is echter niet de gehele uitwerking van de fusie (operationele plan). Daar ligt het een maand ter inzage en wordt het gepubliceerd in een groot landelijk dagblad. Mogelijke bezwaren kunnen ingediend worden en schuldeisers kunnen zich melden. Laatste drie jaarrekeningen (welke drie; recentste jaar is dan nog niet officiële beschikbaar). Na dit deponeren dient het fusieproces binnen 6 maanden formeel afgerond te zijn. Durk Sipma wil dit (juridische) fusievoorstel wel schrijven.
Juridische Cie stemt dit nog af met de notaris ter verdere verduidelijking en afstemming . Volgende vergadering volledig juridisch schema inpassen in ons detail tijdsplan.
Facilitair
Het plan voor de eerste fase, inpassing in de huidige accommodaties, is verder uitgewerkt. Robuster geworden, geen issues tegengekomen. Nu bezig met materiaal overzichten, en zorgen voor verstandig inkopen voor de komende periode. Begin mei plan presenteren.
Naar verwachting is in mei het pakket van eisen voor de nieuwbouw klaar. Cie is op zoek naar iemand die op basis hiervan een artist impression kan maken. Dit als input voor ons gesprek met de gemeente. Gedachte is dat van ons Arjen, Gerard, Henk en Jehannes daarbij aanwezig zijn. Hopelijk hebben we dan een nieuw college en een wethouder.
Let wel: de normen van de Knvb mbt nodige velden en kleedkamers zijn veel te strak, irrealistisch; geven te weinig ruimte waardoor er dag en nacht gevoetbald zou moeten worden (Beide verenigingen hebben nu meer dan 40 ploegen in competitie).
Open staan voor mogelijke ander gebruik/combinaties/initiatieven accommodatie.
De Mop ploegen hebben van de verenigingen opdracht gekregen het hekwerk en prikkeldraad tussen de velden te verwijderen. Evenementje van maken, publicitair gebruiken. Durk en Piet houden Pieter op de hoogte.
Sponsorcommissie
Geen problemen. Verstandig invullen van bord en doek reclame rond de huidige velden. Alles rondom 1 hoofdveld (brengt significante kosten met zich mee) of kunnen we werken met hoofdveld A en hoofdveld B; en dan de borden en doeken laten staan. Werkwijze hangt ook af van de horizon; hoelang blijven we op de Ketting?
It Fean’58 heeft 130 borden, VVS 100 borden; met 50 dubbelingen.
Wedstrijdzaken
Volgende week interne vergadering. Document en draaiboek opstellen voor de fusie vereniging. Gebrek aan kleedkamers en velden is nijpend. 5 maart is een overvolle speeldag. Deel de problemen met de gemeente.
Identiteit en activiteit
Naam en shirt
3 van onze sponsoren hebben de uitnodiging aanvaard om een ontwerp te leveren. Kits heeft aangeven vanwege interne drukte hieraan niet mee te kunnen doen. Ook Level is afgehaakt.
In de maart nieuwsbrief zullen de leden opgeroepen worden om concepten voor shirts en namen in te dienen.
In april worden de ingediende ontwerpen en namen beoordeeld en keuze’s gemaakt. Daarmee de presentatie naar de leden voorbereiden.
Familiedagen zijn voorlopig gepland op 11 juni. Regie bij de besturen. Kunnen we hierop aanhaken met het voorstellen van mogelijke shirts en namen? Hele dag gebruiken?
Na de zomer, start zaterdag de stemming organiseren, vrijdags daarvoor? Za 27, vrijdag 26 augustus?
Indien zaterdag dan zou het goed zijn dat de eerste teams dan hun oefenwedstrijd thuis spelen.
Jehannes checked dit met de Vzs. Evenement afronden met uitslag stemming.
De gedachte is dat de leverancier van de shirts gaat betalen voor het ontwerp. Wat voor bedrag zou dit zijn?
Document identiteit
Zijn nog een punt en een komma aan gewijzigd. Nu finaal. Cie stuurt dit naar de besturen voor goedkeuring, (graag voor 28/2; hebben beide verenigingen daarvoor nog een bestuursvergadering? Kan gepubliceerd worden in de maart nieuwsbrief. Is een weloverwogen document; als zodanig presenteren. Leden kunnen reacties geven via de fusiecommissie email adressen.
Activiteiten
In afwachting van de versoepeling van Coronamaatregelen om nieuwe activiteiten te plannen.
Communicatie
Volgende nieuwsbrief gaat over identiteit. Wil de notulen van de FC publiceren. Jehannes gaat deze geschikt maken voor publicatie.
Laten we wel zorgen voor draagvlak en openheid naar de leden!
Vrijwilligers
Binnen kort een sessie met VV Burgum ter inspiratie. Tobi heeft hier net een wedstrijd gespeeld. Onder de indruk van de organisatie.
We hebben gezamenlijk honderden vrijwilligers. Vraag om een totaal beeld te creëren van benodigde functionarissen en vrijwilligers. Goed overzicht beschikbaar van Fean’58. Overzicht VVS op te stellen door de Cie.