Vergadering fusiecommissie 11 juli 2022

Notulen fusiecommissie 11 juli 2022

Aanwezig: Bauke, Arjen, Anno, Piet Sipma, Piet Nieuwhof, Jan, Pieter, Jehannes.
Afwezig met kennisgeving: Miranda, Tobi, Durk.

1. De stukken van elke commissie: begin september.
Planning is om deze stukken begin september bij de besturen te hebben en dat die dan een maand de tijd hebben om hier een mening over te vormen en vragen te stellen.
Dit exclusief financiën: hier is een achterstand. Overzicht beschikbaar per 1/10. Dus ook later ter beschikking van de besturen.

2. Juridisch – stappenplan in bijgevoegd tijdschema.
Jan geeft aan het handig is dat de nieuwe VV in het eerste halfjaar van 2023 ingeschreven wordt; dit voorkomt dat de penningmeesters halfjaarcijfers moeten opstellen. Nagegaan en gehonoreerd (verwerkt in schema).
Fusie-BLV (bijzondere ledenvergadering) dienen in het juridisch schema te passen, dus eerste ALV fusie eind februari. Het is niet te verwachten dat daar een quorum aanwezig is, dus dan een maand daarna een extra BLV uitschrijven
ALV november moet dan de statuten/huishoudelijk reglement en de contributies harmoniseren. Dan is dit geregeld voor de fusie-BLV’s. Kan verder gebruikt worden voor verdere info over fusie.
(Voorzitters vinden 3 ALV erg veel, kan de eerste fusie ALV toch niet in november 22 plaatsvinden; immers er zal een 2e BLV nodig zijn. Nogmaals doorgenomen met Piet; kan niet! Alternatief is de november 22-ALV doorschuiven naar feb’23; maar kan ook niet ivbm de goedkeuring van de cijfers. Dus toch 3 ALV’s…., moeten we blijkbaar accepteren)
De te passeren notariële actie dient door alle bestuursleden ondertekend te worden, echter als iemand niet aanwezig kan zijn is dit te ondervangen door bericht van afwezigheid.
Fusievoorstel naar de besturen: samenvatting en alle onderliggende documenten
Fusievoorstel naar de leden; samenvatting, onderliggende stukken via internet te beoordelen.
Piet zorgt voor punt 13 inschrijving fusie in KvK. Daarna nog inschrijven van de bestuursleden in Kvk.

3. Stemdag zaterdag 10 september
• Alle leden hebben 1 stem, ook de jeugdleden. Stem voor naam, stem voor tenue.
• Stemmende leden worden afgetekend op de ledenlijsten
• Stemmen per volmacht is niet mogelijk;
• Vooraf kan er per mail gestemd worden tot 9/9 18:00
• Ploegen die laat op zaterdag moeten voetballen kunnen eerder die dag hun stem uitbrengen.
• Alleen leden hebben stemrecht; donateurs etc. niet.
Het shirt van Robey (blauw-oranje) is niet live beschikbaar. Daarom zal ook het bordeaux-rode niet
aanwezig zijn. Van beide tenues zullen roll-ups beschikbaar zijn, zowel van voren als van achteren. Bordeaux-rode in een witte achtergrond.
9:00 Opening van het stembureau
17:00 Sluiting van het stembureau
18:00 Bekendmaking uitslag door bekende Nederlander/Fries
Gedachte: Livemuziek 16:00 tot 20:00
Locatie: Fean ’58.
Publiciteit via posters/nieuwsbrief/websites.

4. Bestuurssamenstelling- zie betreffende bijlagen

5. Club van 100.
Hebben bij beide verenigingen een status als vereniging binnen de vereniging. Lijkt logisch de twee Cv100’s bij elkaar te schuiven. Communiceren via directe communicatie vanuit de FC.

6. Subsidies
We maken eenmalige kosten vanwege het fuseren, ombouw kantine, tenue etc. Mogelijke subsidie in beeld. Voorstel op het juiste moment presenteren?

7. Technische Staf vanaf seizoen 2023/2024
Rekening houden met een nieuwe technische staf. Deze staf aan te stellen najaar – kerst 2022. Sollicitatiecommissie vanuit beide verenigingen instellen.

8. Activiteitencommissies
Huidige commissies in elkaar schuiven. Gaat prima passen. Wordt een Cie met ca. 8 leden.

9. Kantinecommissie
Onderbrengen bij facilitaire zaken.

10. Kledingcommissie
Materiaalcheck etc, totale inname. Uitgifte begin seizoen. Niet te onderschatten.
Nieuwe kleding: levertijd van ca. 10 weken.

11. Investeringspakketten
Wij vragen op dit moment al meer van de sponsoren dan voorheen. Gaan we niet nogmaals een actie overheen leggen. Als het ons overkomt dan prima.

12. Planning
In Excel een totaal planning gemaakt. Alles in opgenomen.
OPM: Verdere opmerkingen voorzitters:
– Betrek de Feanstars bij de voorstellen; werkt goed, maak gebruik van nu prima werkende structuren .
– 3 bestuursleden van VVS stellen zich ook beschikbaar voor het nieuwe bestuur