Vergadering fusiecommissie 14 december 2021

Notities bijeenkomst fusiecommissie maandag 14 december 2021; kantine VVS

Aanwezig:

Afwezig:

Communicatie

Vrijdag volgende nieuwsbrief gepland; hierin Bingo Online aankondigen.
E-mail adressen worden geüpdate; zit nogal wat ruis tussen.
Zijn werkelijke brieven een optie om meer leden te bereiken: hmm, doen de verenigingen niet, moeten wij dan ook niet doen. Mogelijk voor een speciaal moment.
Notities opschonen (doet Jehannes), dan plaatsen.
Organogram publiceren, Jehannes zorgt voor een update.

Technische commissie

Wedstrijd zaken

Facilitair

Brainstorm over toekomst uitgevoerd: eerste fase op het huidige sportpark.
Kantine – ontvangst – kleedkamers eerste – vergader accommodatie.
Hierbij ook rekening gehouden met minimale kosten voor vergroten van kantine capaciteit.
Vanaf dag 1 in de kleuren van de nieuwe club.
Nog nader uit te werken en tot een besluit te komen. Plan is om dit plan 1 mei klaar te hebben, concept eerder. Dan door met contouren van de nieuwbouw.
Belangrijk in de communicatie naar de leden; laat dit dan wel onderdeel zijn van een integrale communicatie.
Tijdbestek nieuwe faciliteit is essentieel in de uitwerking en daaraan gerelateerde kosten.
Behoefte aan delen zorgen en urgentie. Kunnen we met de wethouder in gesprek? Liefst in onze 17 januari meeting. Andere Cie’s zelfde behoefte. Kunnen wij het voortouw nemen? Jehannes neemt contact op met Henk en Gerard, zij hebben dit contact.
Jesmer Dolsma toegevoegd aan de commissie.

Sponsor commissie

Beide verenigingen hebben hun bestanden goed up to date, vergemakkelijkt het werk.
Dus alles goed in beeld.
Contracten sorteren voor op de nieuwe vereniging.
Zorgen voor kosteneffectieve plaatsing van reclameborden en nette opvolging naar de sponsoren.
Sponsoren niet vergeten in de communicatie; graag opnemen is mail bestand nieuwsbrieven.

Juridische commissie

Volgende keer details over soort fusie; bepaalt het tijd pad.
Formeel is het aan de besturen het fusie voorstel voor te leggen.
Dan ook details tijdpad.
Fusie voorstel dient publiekelijk ter inzage te liggen.
Fean 58 heeft nieuwe statuten aangenomen, ware handig als die van VVS op het moment van beslissen identiek zijn. Checken met VVS aangaande interne planning.
We hebben geruime tijd nodig voor het totale proces.
Quorum dient te beslissen; indien niet aanwezig (en dat is zeer waarschijnlijk) moet er een tweede ALV uitgeschreven worden. Kost tijd.

Identiteit en Activiteit

Bitterballen quiz past niet met de huidige Coronamaatregelen, afgelast.
Wordt vervangen door Online Bingo: 8 jan 2022. Hierin pitch van de FC?
Dart toernooi staat nog wel in de planning. 22 jan – VVS.
Keuze proces shirt en naam.
Discussie leidt tot de gedachte dat tenue ontwerp een professie is. Wij hebben een aantal sponsoren die actief zijn op dit vlak. Verstandig om die te vragen een ontwerp te maken; en hieruit door de commissie een voorstel te kiezen (2, eventueel 3 concepten) en dit dan aan de leden voor te stellen. Vraag om kosteloos een ontwerp te maken; levering is hiervan losgekoppeld. Winnend ontwerp laten betalen door de tenue leverancier.
Logo ontwerp is separate activiteit.
Voorstel-ronde tenue naar de leden: april, mei. Dan ook oproep tot voorstellen naamgeving. Evenement van maken?
Document Waar staan wij voor Akkoord met inhoud, discussie over verwoording. Bauke, Pieter en Arjen gaan hier nog kritisch doorheen. Let wel; dit is een dynamisch document; kunnen ook later amendementen/aanvullingen op komen. Dit is de leidraad/paraplu die een beeld schets van de vereniging.

Commissie vrijwilligersbeleid

Uitgebreid met Willem Jan Snoek.
Interne discussie over vrijwilligers en afkoop van activiteiten; het is erg moeilijk voldoen vrijwilligers te vinden om alle werkzaamheden te kunnen rondzetten. Zeker. Maar wij moeten de ambitie hebben alles toch met vrijwilligers rond te zetten. Is vrijwilligers het juiste woord? Ander woord. Inventarisatie kunde en mogelijkheden van de ouders. Laten we zorgen dat er goed omgegaan wordt met de ontvangen input van de ouders.
Het momentum van de nieuwe vereniging moet helpen in de werving van vrijwilligers.

Algemeen

Jehannes houdt contact met de beide voorzitters.
Budget voor kosten is met hen besproken en akkoord bevonden. Gedachte is om op dit moment uit te gaan van 2 maal 2000 Euro.
De Fusie commissie komt diverse cruciale besluiten tegen; regelmatig te ankeren met de voorzitters en zonodig voorleggen aan de besturen en de leden.
Overal positiviteit; maar het kon wat meer bruisen.

Volgende bijeenkomst: 17 januari F’58.