Vergadering fusiecommissie 13 september 2021
Aanwezig; J. Bottema, E. van Esch, A. de Jong, P. Atsma, T. Nijboer, P. Nieuwhof, J. Alserda en B. de Haan.
Afwezig m.k.; A. Procee en D. Kuipers
Notuliste; M. de Boer
De vergadering wordt geopend d.m.v. een voorstelrondje. Het is de tweede keer dat er bijeen wordt gekomen.
De voorzitter geeft aan dat de doelstelling is om in mei 2023 gefuseerd te zijn. Tijdens de vergaderingen van de fusiecommissie zullen de voorzitters van de verschillende commissies hun voortgang rapporteren.
-technische commissie; Engbert overhandigt de voorzitter een regenboogvlag die symbool staat voor een nieuwe vereniging waar iedereen welkom is; “foar elkenien”. De tc is bij elkaar geweest inmiddels om te bespreken hoe de aanpak zal zijn. Het team is compleet met 3 van de Feanstars, 1 van VVS en 1 van F58. De bedoeling is een 0-meting te maken. De planning is om het uiteindelijke plan mei ’22 te presenteren. Er zullen gastsprekers worden uitgenodigd. Arjen merkt op dat deze gastsprekers ook voor andere commissies interessant kan zijn. Zodoende voorkom je dat deze gastsprekers niet meerdere keren gevraagd worden. Hier zal afstemming over zijn binnen de fusiecommissie.
-juridische commissie; Jan geeft aan dat Piet Sipma toegevoegd is aan de jc, daarmee zijn zij compleet. Jan heeft contact gehad met Johan Volbeda van de KNVB. De stand van zaken is uitgelegd. Er is een mogelijkheid om een procesbegeleider aan te stellen via de KNVB. Zoals het nu is, lijkt daar geen gebruik van te hoeven worden gemaakt. Met alle vragen kunnen we bij Johan Volbeda terecht. Er is via NOC*NSF een handboek beschikbaar (digitaal) die op vele gebieden ondersteuning kan bieden voor een nieuwe vereniging.
-facilitaire commissie; Arjen geeft aan nog niet helemaal compleet te zijn, VVS mag nog iets meer vertegenwoordigd. De fa.c. heeft 2 vergaderingen gehad inmiddels. Het rekenmodel laat zien dat -uitgaande van de huidige situatie- er wel knelpunten over blijven qua capaciteit. Er zijn 3 scenario’s; een volledig nieuwe accommodatie vanaf de start, de huidige accommodaties voor altijd of de huidige accommodaties nog gebruiken en dan over 6/7 jaar vertrekken naar nieuwe plek. Welk scenario het uiteindelijk zal worden vraagt een andere aanpak/planning voor het onderhoud aan de huidige accommodaties. Hier zal spoedig een gesprek met de gemeente over moeten plaatsvinden. De voorzitter zal de voorzitters van VVS en F58 benaderen om hier met zijn 4en over in gesprek te gaan. Ook met het oog op de komende verkiezingen! Ter sprake komt nog dat er ook al wordt gekeken naar mogelijkheden om alvast te kunnen “ritsen” bij gezamenlijke activiteiten (bv. darten, bingo, MOP-ploeg, nieuwjaarsborrel etc). Dit punt raakt ook meerdere commissies.
-communicatie commissie; Pieter geeft aan dat hij zich afvraagt wat precies valt onder communicatie. Er zijn raakvlakken met de andere commissies. Er wordt o.a. aangegeven door leden of dorpsgenoten dat ze zich afvragen hoever het is met de fusie. Het zou fijn zijn om hier meer over te delen via diverse kanalen (websites, social media, Feanster krant, etc). Tijdens het fusieproces zou Pieter een tijdlijn willen maken om duidelijk te hebben wanneer hij wat kan delen, en dan niet volgens data maar in momenten. Ook zou hij wat aansluiting van de jeugd willen die actief zijn op social media. Miranda vraagt hiervoor rond in haar contacten.
-commissie vrijwilligersbeleid; de cv bestaat nu uit 3 personen, uitbreiding is wenselijk door iemand met enige kennis van zaken. Er zal een seintje uitgaan naar de voorzitters van beide moederverenigingen dat hier nog mensen voor worden gezocht. Idee komt naar voren om ook bij andere clubs te informeren naar hun beleid om ideeën op te doen.
-sponsorcommissie; de sc is compleet. De sponsoren van beide clubs moeten in elkaar worden geschoven. Er is behoefte aan contact met Burgum om te horen hoe zij dit hebben aangepakt.
-commissie identiteit en activiteiten; de commissie is compleet. Identiteit is zeker belangrijk maar dit moet geen lang verhaal worden. Een bijdrage aan de gemeenschap willen zijn als vereniging is het uitgangspunt. Activiteiten is de intentie om alvast in de aanloop naar de fusie alvast gezamenlijk activiteiten te gaan organiseren. Arjen merkt op dat we gaandeweg alvast moeten nadenken over naam, tenue en clubkleuren. Deze onderwerpen moeten alvast hun plek innemen in het gedachtegoed als doel om naar toe te werken en niet pas in mei ’23 worden gepresenteerd.
Acties->
*bespreken in volgende vergadering welke (en wanneer) externe contacten we aanboren!
*wat doen we met de notulen was een vraag. Moeten deze ook naar alle leden van de diverse commissies? Dit zou ook kunnen in de vorm van een nieuwsbrief bv.
*voorzitters moederverenigingen inseinen over een tekort binnen de commissie vrijwilligersbeleid.
*voorzitters moederverenigingen uitnodigen voor gesprek gemeente over de accommodatie.
*contacten binnen de politiek leggen om de fusie op te nemen in hun verkiezingsprogramma.
*Miranda vraagt rond voor jeugd die iets willen bijdragen binnen de commissie communicatie.